Przedstawiamy rezultat kolejnego etapu prac grupy prawniczek i prawników działających w ramach Fundacji LegalTech Polska. Jest to propozycja polskiego standardu umowy o zachowaniu poufności.
Przygotowany wzór można pobrać w trzech wariantach – jako plik .docx, .rtf oraz .pdf (w formie aktywnego formularza do wypełnienia):
Plik pdf jako aktywny formularz przygotował Łukasz Połomski. W tej wersji są dodatkowe udogodnienia w postaci aktywnych linków do eKRS i CEiDG, automatycznie wypełnianych pól do podpisu oraz przycisków „drukuj” i „wyczyść formularz”.
Można także pobrać umowę z fikcyjnymi danymi, aby zobaczyć, jak powinna zostać uzupełniona.
Historia prac nad polskim NDA
W marcu 2023 roku zakończyliśmy prace nad polską wersją umowy oneNDA.
OneNDA to wzór umowy o zachowaniu poufności, który powstał w Wielkiej Brytanii jako projekt społecznościowy i który ma na celu przyspieszenie transakcji, w ramach których konieczna jest ochrona poufności informacji wymienianych pomiędzy stronami.
OneNDA umożliwia szybkie zawarcie takiej umowy w oparciu o opracowany wzór, w którym wypełnia się tylko kilka informacji specyficznych dla danej transakcji. Pozostałe postanowienia umowy są niezmienne i zawsze takie same. Ma to na celu ograniczenie analizy umowy opartej na wzorze oneNDA tylko do części zmiennej.
Jak do tej pory 1136 firm i organizacji na całym świecie zadeklarowało stosowanie wzoru oneNDA. Na liście są także cztery firmy z Polski.
Przygotowane przez nas tłumaczenie oneNDA na j. polski jest dostępne tu, a w wersji dwujęzycznej tu.
Polska wersja oneNDA jest wiernym tłumaczeniem oryginału w j. angielskim. Mimo, że jednym z założeń projektu oneNDA było opracowanie umowy, która będzie „działała” w każdym systemie prawa, w trakcie naszych prac doszliśmy do wniosku, że dla umowy o zachowaniu poufności, do której stosować się będzie prawo polskie, niektóre postanowienia zawarte w oneNDA powinny być zmodyfikowane.
Polskie NDA
Punktem wyjścia do prac nad polskim standardem takiej umowy było tłumaczenie oneNDA na j. polski.
W czasie naszych prac usunęliśmy niektóre postanowienia, dodaliśmy nasze własne, a także mocno przeredagowaliśmy szereg dotychczasowych sformułowań. Celem było przygotowanie umowy o zachowanie poufności, która realnie chroni poufność informacji przekazywanych sobie przez obie strony, nie faworyzuje żadnej ze stron i jest łatwa do zrozumienia.
Zespół
Pracami nad wzorem kierowała Monika Ciechomska, a uczestniczyli w nich m.in. Konrad Balcerowski, Aneta Baranowska, Beata Brynczak, Sebastian Grzywacz, Damian Kłobuchowski, Monika Kamińska, Michał Piętal, Łukasz Połomski, Agnieszka Słomczyńska, Martyna Waluśkiewicz i Tomasz Zalewski.
Jak stosować nasz wzór?
Wystarczy pobrać wzór w jednym z formatów (DOCX, RTF, PDF), wypełnić na pierwszej stronie informacje dotyczące stron umowy, celu umowy i okresie jej obowiązywania oraz opcjonalnie wprowadzić dwa dodatkowe postanowienia (w tym o karze umownej za naruszenie umowy) lub usunąć te postanowienia.
Następnie umowę należy przesłać drugiej stronie informując, że umowa została przygotowana z wykorzystaniem wzoru polskiego NDA Fundacji LegalTech Polska. O pochodzeniu wzoru świadczy też logo Fundacji w nagłówku dokumentu.
Druga strona może ograniczyć się do analizy informacji dodanych do wzoru (na co powinno wystarczyć kilka minut), gdyż pozostałe postanowienia będę niezmienione i nie wymagają dodatkowego badania.
W ten sposób przyjęcie wzoru polskiego NDA jako standardu organizacyjnego prowadzi do znacznego skrócenia czasu potrzebnego na analizę i negocjowanie umów o zachowaniu poufności, co pozwala na poświęcenie większej ilości czasu na pracę przynoszącą wartość dodaną w organizacji.
Czy można zmienić nasz wzór?
Zdecydowaliśmy się udostępnić wzór polskiego NDA do korzystania w dowolny sposób. Można więc wzór kopiować, modyfikować i rozpowszechniać w oryginale lub po wprowadzeniu swoich zmian.
Rekomendowany sposób korzystania ze wzoru jest opisany powyżej – jeśli dodawane są tylko informacje na pierwszej stronie wzoru, a pozostałe postanowienia są niezmienione, należy pozostawić logo Fundacji w nagłówku, aby kontrahent wiedział, że umowa jest przygotowana na tym wzorze.
Można jednak także swobodnie zmienić w dowolny sposób postanowienia umowy traktując nasz wzór jako punkt wyjścia do przygotowania własnej umowy. W takim przypadku prosimy jednak o usunięcie logo Fundacji.
Niezależnie od tego, jak korzystasz ze wzoru, będziemy wdzięczni za informację, że wzór został wykorzystany w praktyce.
Kto może korzystać ze wzoru?
Polski standard NDA został przygotowany z myślą o przedsiębiorcach. Wzór znajduje zastosowanie przede wszystkim w sytuacji, gdy strony chcą rozpocząć rozmowy handlowe związane z zawarciem umowy lub przeprowadzeniem innego rodzaju transakcji i chcą zabezpieczyć się przed ujawnieniem przez kontrahenta swoich poufnych informacji.
Wzór ten może nie być właściwy wówczas, gdy strony zamierzają wymieniać się szczególnie poufnymi informacjami, zwłaszcza w kontekście skomplikowanych transakcji.
Ważne!
Wzór umowy o zachowaniu poufności został przygotowany z dołożeniem wszelkiej staranności, jednak ani Fundacja ani żadna z osób zaangażowanych w jego przygotowanie nie będzie ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody związane z korzystaniem z tego wzoru.
Czekamy na Twoje pomysły, jak ulepszyć wzór
Jeśli uważasz, że wzór można ulepszyć lub poprawić poprzez zmianę jego postanowień lub dodanie nowych, skontaktuj się z nami (najlepiej na adres tomasz.zalewski@legaltechpolska.pl). Wszystkie zgłoszone uwagi będą poddane dyskusji, a ich efektem będzie kolejna, ulepszona wersja wzoru polskiego NDA.
Zamierzamy także opracować później dwujęzyczną wersję polskiego NDA, z dodanym tłumaczeniem w j. angielskim.
Polskie NDA to początek zmian
Mamy nadzieję, że przygotowanie polskiego standardu umowy o zachowaniu poufności będzie punktem wyjścia do dyskusji na temat kultury prawnej w Polsce oraz o nowoczesnym modelu usług prawnych wspierających biznes.
Uważamy, że rozsądna, oparta na środowiskowym konsensusie, standaryzacja niektórych aspektów związanych z transakcjami pomiędzy przedsiębiorcami może dobrze przysłużyć się obrotowi gospodarczemu oraz zwiększyć zaufanie przedsiębiorców do prawa i samych prawników.
Czy możecie to przygotować po angielsku? Dobrze byloby sie powolywac na fundacje takze podpisujac umowy z partnerami ze świata.
Będzie wersja polsko-angielska. Przygotujemy ją za kilka tygodni. Najpierw chcemy zebrać opinie dot. tekstu w j. polskim. W międzyczasie można korzystać z oneNDA, także w wersji dwujęzycznej.
A jak wygląda sytuacja odnośnie informacji, które są zarazem tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – potencjalnie bezterminowo? Czy ich też dotyczy ograniczenie okresem poufności?
Praktycznie każda informacja poufna po jakimś czasie się dezaktualizuje i przestaje być wartościowa dla przedsiębiorstwa. Okres obowiązywania poufności powinien być dostosowany do faktycznego okresu, przez który informacje, które chcemy chronić, będą wartościowe. Można ewentualnie dopisać postanowienie, że przed upływem okresu obowiązywania poufności podmiot ujawniający dane może jednostronnie przedłużyć obowiązywanie umowy na kolejny okres.
Nie do końca rozumiem celu ograniczenia w postanowieniu o karach umownych – jak rozumiem, nie mogę dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, jeśli JEDNO naruszenie wywoła szkodę o wartości przekraczającej należną wówczas jedną karę umowną. Mogę żądać odszkodowania przenoszącego wartość należnej kary dopiero gdy szkoda przekroczy łączną wartość ustalonej -krotności kar umownych.
To nie brzmi sprawiedliwe, bo jeśli w ogóle, to zwykle największą szkodę wywołuje pierwsze naruszenie. Jeżeli strona jest w stanie udowodnić wartość szkody, to powinna zostać naprawiona w całości nawet jeśli różnica nie jest tak wielka, jak wielokrotność kary.
Poza tym dopiero takie rozwiązanie będzie kompatybilne z rynkowym standardem i pozwoli na choćby rozważenie użycia oneNDA, gdy w “łańcuchu” zawieranych w jednym projekcie endiejek pojawi się inne NDA z karą umowną.
Słuszna uwaga. Zwłaszcza, gdy suma wszystkich kar umownych będzie np. 10-krotnością pojedynczej kary. Notuję jako kwestia do dyskusji zespołu przy redagowaniu kolejnej wersji. Postanowienie to mogłoby brzmieć tak:
kara umowna w wysokości […] PLN za każde naruszenie. Suma wszystkich kar umownych nie może przekroczyć […]-krotności kary umownej. Można dochodzić uzupełniającej odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych, gdy wysokość szkody wynikającej z danego naruszenia przekracza wysokość kary umownej.